Tietosuojaseloste
Tämä on Reijon Diesel Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuoja seloste.
Rekisterinpitäjä
Reijon Diesel Oy 0159723-2 (jälj. “Yhtiö”)
Virsumäentie 81
48600 Kotka
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Anu Bindar, reijondiesel@kymp.net , 052105700
Henkilötietojen käsittelyt, tarkoitus ja ohjelmat
Henkilötietoja käsitellään Yhtiön ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä Yhtiön tilausten ja toimeksiantojen hallinnointiin, ylläpitoon, tuottamiseen, laadun ja turvallisuuden varmistamiseen, laskutukseen ja väärinkäytösten estämiseen. Lisäksi tietoja käsitellään soveltuvin osin liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteluun ja tuotekehitykseen, markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potenttiaalisille asiakkaille, lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen sekä riskienhallintaan.
Yhtiö käyttää Futursoft-ohjelmaa jossa on huollettavien ajoneuvotietojen lisäksi omistajan nimi ja osoite sekä puhelinnumerotiedot. FuturSoft Oy ja Yhtiö ovat sopineet järjestelmän käytöstä ja FuturSoft vastaa ohjelman turvallisuudesta ja toiminnallisuudesta. Yhtiö käyttää ohjelmaa, tallettaa tiedot (auton rekisterinumero, omistajan/haltijan nimi, osoite ja puhelinnumero sekä sähköpostiosoite) sekä vastaa niiden oikeellisuudesta sekä vastaa omassa käyttöympäristössään olevien tiedostojen varmuuskopioinnista ja arkistoinnista sekä varmuuskopioidensa ja arkistointinsa toimivuudesta.
Ohjelmiston ja Palvelun osalta sovelletaan IT2018ETP eritysehtoja. Futursoft vastaa Furtusoft.net-ohjelmapalvelun osalta aineiston varmuuskopioinnista, varmuuskopioiden toimivuuden tarkistamisesta ja siitä että asiakkaan aineisto on palautettavissa varmuuskopiosta.
Ehdoissa on maininta mm. siitä että Yhtiö ei saa kopioida tai jakaa tietoja eteenpäin jaettavaksi vaan pelkästään varmuuskopioida turvatakseen tietojen säilymisen omassa käytössä.
Yhtiö ja Futursoft Oy ovat molemmat sopineet palvelu, ylläpito- ja käyttöoikeusehtojen noudattamisesta 2.5.2001 alkaen.
Lisäksi Yhtiö käyttää ResursBank maksuratkaisu-ohjelmaa johon täytetään rahoituksen hakijan tiedot, mutta niistä ei jää Yhtiölle mitään rekisteriä vaan asiakasrekisteristä vastaa ResusrBank. Yhtiö ja ResursBank ovat allekirjoittaneet keskenään Tietosuoja-asetusta noudattavan sopimuksen (GDPR), jossa sovitaan noudatettavan 25.5.2018 voimaan tulevaa Henkilötietosuojalakia.
Käsiteltävät henkilötietoryhmät, tuotesisältö ja tietojen säilytysaika
Yhtiö kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.
Henkilötiedot kerätään pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään tai rekisteröidyn edustamalta yhtiöltä toimeksiannon vastaanottamisen ja toimittamisen yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä myös osin Väestörekisterikeskuksen, Liikenteen turvallisuusviraston sekä eri luottotietoyhtiöiden rekistereistä.
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esitettäväksi tai oikeusvaateelta puolustettavaksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Säilytysajat
Yhtiön kirjanpitoon liittyvissä aineistossa tietoja säilytetään 6 vuotta.
Henkilön yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero sekä sähköpostiosoite, toimeksiannon tiedot (tilaus/työmääräys ym) säilytysaika 3 vuotta. Luottotiedot säilytysaika 48 tuntia.
Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus. Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.
Yhtiö varmistaa, että pääsy rekistereihin on vain henkilöillä ja tahoilla, joilla on toimenkuvansa suorittamisen kannalta tarve ja oikeus käsitellä henkilötietoja. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä on työsopimuslain tai sopimuksen salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Rekisteröidyn oikeudet
Kaikista tiedostoista henkilön tiedot voidaan poistaa heti, kun henkilö niin vaatii. Yhtiö ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille, kuin ainoastaan henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista.
Rekisteröidyillä on oikeus saada vahvistus, siitä käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja, nähdä itseään koskevat tiedot sekä pyynnöstä saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa tai siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi ), mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.
Tietoihin kohdistuvasta uhasta tehdään ilmoitus rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivästystä.
Ilmoitus tehdään tietoturvaviranomaisille 72 h kuluessa ilmitulosta, mikäli tietosuojaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä. Ilmoituksessa kerrotaan tietosuojaloukkauksen luonne sekä toimenpiteet, joihin on ryhdytty lain edellyttämällä tavalla.
Tietoa evästeistä
Käytämme evästeitä, jotka helpottavat verkkosivustomme käyttöä
Käytämme palvelussamme evästeitä, joiden avulla voimme seurata palvelumme kävijäliikennettä ja parantaa sen laatua. Käytämme evästeitä myös palvelun operointiin, käytön analysointiin ja käyttäjäkokemuksen personointiin. Keräämme evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään.
Evästeiden avulla pystymme mm. tunnistamaan laitteesi palatessasi sivulle, muistamaan mieltymyksesi ja valintasi, parantamaan käyttökokemustasi sekä mukauttamaan mainoksiamme sivuillamme sekä mahdollisissa muissa palveluissa.
Sivustomme käyttämät evästeet
Käytämme sivustollamme erilaisia evästeitä. Evästeitä voidaan jaotella sekä niiden keston että käyttötarkoituksen mukaan.
Keston osalta käytämme sekä väliaikaisia että pysyviä evästeitä. Väliaikaiset evästeet säilyvät vain siihen saakka, kunnes suljet selaimesi. Käytämme myös pysyviä evästeitä, jotka säilyvät pidemmän, ennalta määrätyn ajan.
Käyttötarkoitussidonnaisista evästeistä löydät tietoa alempana.
Välttämättömät
Jotkin evästeet ovat sivustomme teknisen toiminnan ja käytön vuoksi välttämättömiä. Nämä evästeet eivät kerää käyttäjästä tietoa, jota voitaisiin hyödyntää markkinoinnissa tai muistamaan käyttäjän valitsemia sivustoja.
Suorituskykyä mittaavat
Suorituskykyä mittaavat evästeemme keräävät tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme (esim. eniten käytetyt sivut, mahdolliset virheviestit). Nämä evästeet eivät kerää käyttäjistä tunnistettavia tietoja, vaan ne ovat anonyymejä ja niitä käytetään ainoastaan parantamaan nettisivujen toimivuutta.
Verkkosivumme käyttää Google Analytics –evästeitä. Näiden evästeiden keräämät tiedot siirretään ja tallennetaan Googlen palvelimille, joista osa saattaa sijaita EU:n ulkopuolella ja joihin tässä tapauksessa sovelletaan paikallista tietosuojalainsäädäntöä. Lisätietoja Googlen yksityisyyskäytännöistä ja Google Analyticsin käytöstä: Google Analytics tietosuoja periaatteet
Toiminnalliset
Toimintoevästeitä käytetään verkkosivustomme käytettävyyden parantamiseen. Toiminnallisten evästeiden avulla verkkosivumme muistavat valintasi (kuten käyttäjänimi, kieli tai alue) sekä tarjoavat parempia ja yksilöllisempiä ominaisuuksia.
Lisäksi saatamme käyttää Googlen interaktiivisia karttoja (Google Maps), jotka saattavat käyttää käyttäjän sijaintitietoa hyväksi esimerkiksi palvelupisteisiin pääsemisessä. Google Mapsin työkalujen käyttömme noudattaa Googlen käytäntöjä, jotka yhtiö ilmoittaa tietosuoja ja käyttöehdot ja lisäkäyttöehdot -periaatteissaan.
Kolmannen osapuolen evästeet
Kolmannet osapuolet, jotka käyttävät evästeitä, saattavat olla toimijoita jotka toimivat yhteistyössä kanssamme verkkosivustomme tuottamiseksi tai yrityksiä jotka osallistuvat kanssamme yhdistettyihin markkinointiohjelmiin ja muut kolmannet tahot. Ne keräävät tietoja anonyymisti eivätkä tallenna mitään henkilötietoja.
Sivuillamme saattaa olla myös painikkeita, jotka helpottavat sisällön jakamista eri verkkoviestintäympäristöihin ja sosiaaliseen mediaan. Jos käytät näitä painikkeita, valitsemaltasi palvelulta voidaan asettaa eväste päätelaitteellesi. Kyseiset evästeet voivat ”seurata” verkkokäyttäytymistänne useammilla sivustoilla pidemmän aikaa, mutta ne eivät kerää henkilökohtaista tietoa, joiden myötä kolmas osapuoli kykenisi tunnistamaan teidät. Nämä evästeet eivät ole hallinnassamme.
Sivuilla olevat kolmansien osapuolten liitännäispalvelut, esimerkiksi Youtube-videot saattavat tallentaa käyttäjän tunnistamiseen käytettävää tietoa, mihin emme valitettavasti voi vaikuttaa. Jos haluat estää niitä seuraamasta liikkumistasi verkossa, voit kytkeä niin sanotut kolmannen osapuolen evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista. Ohjeet löydät selaimesi ohjesivuilta.
Lisätietoja kolmannen osapuolen evästeiden käytöstä saat kyseisen osapuolen verkkosivulta.
Miten evästeitä hallitaan ja miten ne poistetaan?
Suurin osa verkkoselaimista hyväksyy evästeet, mutta voit yleensä muuttaa selaimen asetuksia ja estää uusien evästeiden tallennuksen, poistaa olemassa olevat evästeet käytöstä tai pyytää ilmoitusta ennen uusien evästeiden tallentamista.
Jos haluat selaimesi estävän evästeiden käytön, määritä asetukset selaimesi valmistajan ohjeiden mukaisesti (yleensä joko Ohje-, Työkalut- tai Muokkaa-valikossa). Yksityiskohtaisempia ohjeita saat osoitteesta www.aboutcookies.org.
Jos estät evästeiden tallennuksen tai poistat ne käytöstä, jotkin verkkosivujemme toiminnoista eivät välttämättä toimi. Evästeen tai evästeluokan käytöstä poistaminen ei vielä poista evästettä selaimestasi, vaan sinun on tehtävä se itse selaimesi kautta.
Muutokset
Ilmoitamme muutoksistamme evästeiden käytön suhteen täällä.
Tietoa evästeistä viimeksi päivitetty 17.01.2018